Archivado de documentos por tiempo ilimitado

A menudo se cree que el e-archiving (EDMS) es el proceso de escaneado de documentos de papel a documentos electrónicos y almacenamiento en soportes digitales. Por supuesto, esto no es así. El archivado electrónico es un proceso de gestión de registros que garantiza la protección, el mantenimiento y la accesibilidad. Comienza en el momento de la creación del documento y termina con la destrucción o la conservación electrónica ilimitada, independientemente de que se conserve también en papel.

Archivado electrónico

La información, independientemente de cómo se produzca o recolecte inicialmente, se está convirtiendo en un activo cada vez más valioso para las organizaciones de hoy en día, a la vez que los requisitos para archivar información se vuelven cada vez más complejos.

Encontrar un enfoque eficiente para archivar información en todos los aspectos materiales de su ciclo de vida, desde su creación hasta su destrucción definida, es un desafío. Al mismo tiempo, la necesidad de establecer un enfoque tan eficiente es esencial, siendo primordiales los beneficios en la reducción de costos y el desempeño organizacional.

Los desafíos tales como mantenerse al día con la tecnología, administrar, establecer y mantener los costos y la seguridad de los datos se deben enfrentar con éxito.

En la web https://www.ser-solutions.es/productos-soluciones/archivado-electronico-y-digital.html se puede encontrar más información sobre Archivado de documentos electrónicos o sencillamente Archivado electrónico.

El archivado electrónico ayuda a reducir los datos duplicados en toda la empresa. La productividad mejora notablemente al aplicar algoritmos eficientes sobre los archivos electrónicos que son imposibles de aplicar sobre documentos de papel y, además, se tiene acceso instantáneo a la información desde cualquier lugar, incluso desde dispositivos móviles.

Ayuda a reducir los riesgos, como cambiar los permisos de uso y la divulgación de registros confidenciales, y además se pueden efectuar (se efectúan, de hecho) innumerables copias de seguridad que garantizan que jamás se pierda ningún dato.

Además, las empresas que utilizan un archivado electrónico en combinación con un motor de flujo de trabajo incorporado pueden reaccionar a nuevos productos, procesos y requisitos con más agilidad.

Con la creciente prevalencia de dispositivos inteligentes en este mundo digital de rápido movimiento, los clientes demandan que toda la información esté disponible cuando y donde quieran. Se trate de una tarjeta de crédito, una cuenta de ahorros, una pensión o documentos de la compañía de seguros, lo quieren a su alcance.

En la actualidad, las empresas buscan soluciones de repositorio (o almacenaje de datos) rentables que puedan almacenar prácticamente todos los tipos de documentos y ponerlos a disposición de los clientes de forma electrónica con estrictas medidas de seguridad y auditoría. Estas soluciones tienen que almacenar documentos solo una vez y deben ser recuperables en múltiples formatos, por ejemplo, AFP para impresión, PDF accesible para presentación electrónica, etc.

A las empresas también les interesa un repositorio moderno, que sea fácil de implementar con una producción mínima para lograr el máximo ROI (Return Of Investment o retorno de la inversión) en menos tiempo. Muchas empresas están buscando una solución de archivado que pueda reemplazar su sistema existente o trabajar en conjunto con sus sistemas de archivo existentes para cumplir con sus nuevos requisitos.

Está claro que, al evaluar las posibles soluciones, las organizaciones tienen en cuenta muchos factores, incluidos los requisitos comerciales, el costo y el ROI esperado, pero las características técnicas de la solución y su rendimiento siguen siendo la clave para los responsables de la toma de decisiones.

Un repositorio debe tener la capacidad de almacenar cualquier documento de flujo de impresión, incluidos los formatos AFP, Metacode, PCL, TIFF, PDF, PDF / A y PDF accesible. Además, el repositorio debe tener la capacidad de reducir los requisitos de almacenamiento de documentos PDF mediante el uso de la tecnología Document Storage Reduction. Debe admitir el almacenamiento de prácticamente cualquier tipo de documento. Para formatos comúnmente utilizados como MS Office Word, Excel, Powerpoint, XML y otros, debe tener la capacidad de analizar el documento para extraer metadatos y usarlos para las búsquedas.

Así mismo, se puede instalar un repositorio moderno en un Mainframe y debe ser compatible con todas las plataformas principales, como Windows, UNIX, AIX, Linux y cualquier infraestructura de la nube.

Por último, las empresas modernas deben de aportar su esfuerzo a la conservación de las reservas naturales del planeta y un sistema de archivado electrónico reduce considerablemente el consumo de papel en las gestiones documentales.