Las ventajas de usar plantillas para informes de investigación

En el ejercicio de la gerencia y administración de recursos humanos, parte de la gestión es atender las denuncias y reclamaciones que hacen los empleados, pero para determinar los hechos denunciados hay que realizar una investigación. Las plantillas para informes de investigación son una herramienta que facilita esta labor y además contribuye con su eficiencia.

¿Qué es una investigación?

Una investigación es una actividad que surge como consecuencia de una denuncia, reclamación, accidente o incendio que ocurre en una organización. Esta actividad genera un reporte de investigación, donde se indican todos los hechos, las evidencias y las conclusiones.

Es muy importante que esta investigación se realice de manera imparcial y con una metodología que sea lo más clara posible, para que sea justa y correcta, ya que puede tener consecuencias sobre el personal, incluso puede determinar su permanencia en la organización o afectar a su evaluación.

¿Qué es un reporte de investigación?

Un reporte o informe de investigación es un documento que elabora la persona encargada de hacer la investigación. En él se detallan los hechos, se enumeran las evidencias, se describen las actividades que se ejecutaron para aclarar los hechos, el análisis correspondiente y las conclusiones.

Un reporte de investigación debe ser imparcial, las conclusiones deben estar basadas en hechos, en documentos y en registros, nunca en la opinión de una persona, ni siquiera del investigador.

El informe de investigación es un documento que puede servir para tomar decisiones por parte de los gerentes o directores de la organización, de ahí su importancia.

¿Qué es una plantilla de informe de investigación?

La plantilla de informe es una herramienta informática que se puede descargar para usar en el móvil y asistir al investigador, proporcionando una estructura y una metodología que permitirá que no se salten pasos y que la investigación se realice de la manera más completa posible.

Además, las plantillas de informe de investigación están diseñadas teniendo en cuenta los aspectos de cada tipo de investigación, de manera que se pueda asistir de forma amplia al investigador. Este podrá acceder a una vista previa del informe, así como podrá editarlo si es necesario.

Existen plantillas para informes de investigación de incidentes, de investigación de accidentes, investigación sobre el terreno y de investigación de incendios.

Ventajas del uso de las plantillas de informe de investigación

• Las plantillas permiten resguardar los registros de manera adecuada. Escribir en papel, usando lápiz o bolígrafo, puede ser inconveniente. Usar una herramienta que no está diseñada para tal fin podría ser ineficiente.

• Con las plantillas se pueden registrar fotos, declaraciones grabadas de los testigos o involucrados, y todo puede quedar organizado apropiadamente.

• Esta herramienta genera automáticamente los informes, ahorrando tiempo y permitiendo enviar la conclusión de la investigación de manera rápida a los responsables para una toma de decisiones.

• Almacenamiento de datos de manera ilimitada, todos los registros, datos, documentos, etc., se guardan de forma online de inmediato.

• Acceso en cualquier lugar, ya que esta herramienta se puede descargar en un móvil para editar y actualizar los informes cuando se quiera. Todo se actualiza en tiempo real.

Ejemplo de investigación de incidentes

Para ilustrar cómo funcionan las plantillas de informe de investigación, usaremos el siguiente ejemplo:

La gerente de mantenimiento de una empresa denuncia que el operador 1 se ausenta del taller sin avisar y aprovechando que el único control de los empleados está en la entrada de la empresa.

El operador 1 niega los hechos, alega que él realiza sus labores con responsabilidad y de manera eficiente.

La gerente dice que el operador 1 pierde tiempo mientras se ocupa de las tareas encomendadas y que deambula por la empresa en horario laboral.

El departamento de Recursos Humanos designa a un investigador que puede usar una plantilla de investigación de incidentes. Lo primero que hace es identificar la investigación con una breve descripción, la fecha de la denuncia, etcétera.

El investigador procede a interrogar a los 2 principales involucrados, la gerente y el operador, quienes mantienen la posición antes descrita.

El investigador procede a interrogar a los demás empleados para saber si han visto al operador 1 deambulando por las instalaciones en horario laboral mientras tiene trabajo asignado. Varios empleados afirman haber visto esa conducta. Cada entrevista es registrada con la plantilla para informes de investigación.

Además, el investigador busca los registros de asignación de trabajos y los tiempos de entrega, y los compara con los tiempos de los demás operadores y concluye que el operador 1 tarda de promedio el doble de lo que tardan sus compañeros en completar tareas parecidas. Todos esos registros son cargados en la plantilla.

El investigador concluye que la denuncia de la gerente de mantenimiento tiene fundamento, genera el informe de investigación y lo envía al gerente de Recursos Humanos.

¿Qué otras plantillas de investigación hay disponibles?

Las plantillas de investigación de incidentes no son las únicas, hay también otras más que están disponibles para su uso:

• Plantillas de investigación sobre el terreno. Se trata de una plantilla específica para los investigadores cualificados en materia de evaluación de suelo. Están especialmente diseñadas para registrar las pruebas y los análisis del suelo, con el fin de caracterizar el suelo mediante esas pruebas, así como indicar las conclusiones de los expertos y la firma digital.

• Plantilla de investigación de accidentes. Es una plantilla que sirve para registrar las características del hecho, la información sobre el empleado lesionado, las declaraciones de los testigos y todo lo que implique una investigación de este tipo. Además de las conclusiones, se incluyen las recomendaciones de cada caso para que no se repita el accidente.

• Plantilla de investigación de incendios. Esta plantilla asiste al investigador interno de una empresa en su investigación de un incendio. Está diseñada para hacer un registro de todos los aspectos de un incendio, por ejemplo, la inspección del lugar, fotografías, declaraciones de los testigos, etcétera. Un informe de investigación de incendios debe determinar la causa del mismo y ofrecer recomendaciones para evitarlo en un futuro.

Con la plantilla de informes de investigación, el investigador puede terminar su labor de manera eficiente y eficaz, contando con una herramienta que fue diseñada para tal fin.