Andalucía agiliza la gestión de la dependencia con la implantación de un sistema robotizado

La Agencia de Servicios Sociales y Dependencia de Andalucía (ASSDA), en colaboración con la Agencia Digital de Andalucía, ha implantado un sistema robotizado basado en tecnología RPA (correspondiente a las siglas en inglés Robotic Process Automation) para agilizar y acortar los plazos de tramitación del procedimiento de reconocimiento de la situación de dependencia y el derecho a las prestaciones. La ventana de operación del sistema, que contará con tres máquinas ejecutándose en paralelo, será de 24 horas, los sietes de días de la semana y los 365 días del año.

Según ha explicado la consejera de Igualdad, Políticas Sociales y Conciliación en funciones, Rocío Ruiz, el uso de este sistema robotizado forma parte del "proceso de modernización y digitalización de los servicios sociales de Andalucía puesto en marcha durante esta pasada legislatura para impulsar la economía de los cuidados y el refuerzo de las políticas de inclusión". Una iniciativa, ha resaltado, que se enmarca en el I Plan de Investigación e Innovación en Servicios Sociales de Andalucía, "que apuesta por la innovación en servicios sociales para potenciar la investigación y la colaboración, para compartir buenas prácticas, desarrollar nuevas estrategias y, en definitiva y por encima de todo: mejorar la vida de las personas".

El proceso robotizado agiliza la gestión de la tramitación de las notificaciones administrativas, reduciendo el tiempo y la carga de trabajo para las personas gestoras de los distintos Servicios Territoriales de la ASSDA. Los datos calculados atienden a un volumen de más de 15.000 notificaciones mensuales, lo que supone un tiempo de gestión de 5.000 horas/mes por parte del personal.

Esta nueva solución basada en tecnología RPA permite automatizar tareas administrativas repetitivas utilizando cualquier aplicación o sistema informático de la misma forma en que lo haría una persona usuaria. También se ha utilizado tecnología IDP (del inglés Intelligent Document Processing) para el procesamiento inteligente de documentos, que transforma la información no estructurada y semiestructurada, como puede ser un documento PDF, en datos utilizables.

Modernización de los Servicios Sociales

Además de este proceso descrito, la Agencia de Servicios Sociales y Dependencia de Andalucía trabaja ya en la automatización y robotización de otros tres nuevos casos de usos, ya estudiados y analizados, que van a permitir seguir avanzando en la optimización del procedimiento de dependencia y en la disminución de sus tiempos de tramitación, tal y como se plasma en los objetivos definidos en su Plan de Transformación Digital.

La consejera ha recordado que esa modernización de los servicios sociales ya es una realidad en el ámbito de las políticas sociales en Andalucía, con iniciativas que han permitido reducir la lista de espera de dependencia un 49% y alcanzar máximos históricos de personas atendidas. Asimismo, ha recordado el proyecto de robotización puesto en marcha en el marco del I Plan Estratégico Integral para Personas Mayores para las Pensiones No Contributivas, que ha sido premiado por el Ministerio de Hacienda y ha permitido un considerable ahorro de horas de trabajo para el personal, que se ha podido dedicar a tareas de tramitación de solicitudes iniciales.

Agilizar el procedimiento de atención

"Cuando llegamos a la Consejería comprobamos que no existía ninguna herramienta informática que permitiera interconectar y compartir información sobre el historial social de una persona, las prestaciones que recibe o las intervenciones sociales que ha requerido, puesto que los trámites se hacían en papel", ha relatado, lo que motivó la puesta en marcha de una plataforma telemática de datos en todos los centros sociales como germen de la Historia Social Única, "una herramienta pionera en España que nos permitirá unificar toda la información relativa a los servicios sociales de una persona usuaria".

La implantación de un sistema robotizado se enmarca pues en la línea de medidas puestas en marcha por la administración andaluza con la finalidad de reducir la lista de espera y agilizar el procedimiento para la atención de las personas en situación de dependencia. Entre ellas se encuentra el nuevo proyecto de decreto que regula el procedimiento de dependencia en Andalucía, que se encuentra en la actualidad en tramitación.

Este decreto modificará el procedimiento para el reconocimiento de la situación de dependencia al unificar las fases de valoración de la situación de dependencia y la determinación de la modalidad de intervención en virtud del principio de simplificación administrativa.

De esta forma, el nuevo texto persigue la simplificación del procedimiento administrativo que, en la actualidad, se encuentra divido en dos fases diferenciadas: un punto de partida en el registro de los servicios sociales comunitarios y, posteriormente, dos resoluciones administrativas de la correspondiente Delegación Territorial, lo que supone una importante carga burocrática con la consecuente ralentización en la respuesta.

En esta misma dirección de agilidad burocrática, ya el pasado año 2021 la consejería de Igualdad, Políticas Sociales y Conciliación lanzó la Ventanilla Electrónica para la presentación y registro electrónico de las solicitudes de reconocimiento de la situación de dependencia, que daba respuesta a la necesidad de cumplir con las exigencias normativas en tramitación digital y garantizar una atención adecuada de las personas en situación de dependencia.

Estas actuaciones se han acompañado además del refuerzo en la contratación de personal destinado a la elaboración del PIA y a la tramitación de los expedientes hasta su resolución, tanto distribuyendo créditos extraordinarios a los Servicios Sociales Comunitarios para la contratación de personal, como directamente desde la ASSDA reforzando su plantilla con carácter estructural y también con carácter temporal, todo ello en un esfuerzo por mejorar la prestación del servicio que presta a la ciudadanía.